Profil ACS 010074/001

Niveau : gradué B101

Description générale de la fonction au sein de CFS

Sous la responsabilité directe du responsable :

Assiste le responsable.

Organise et coordonne la transmission et la rédaction des informations du pôle.

Frappe, saisit et présente des documents

Traite, exploite, suit une partie des informations (correspondance courante, fichiers d’adresses, mailing et publipostage, statistiques, mises à jour de documents)

Organise les flux d’informations.

Etablit un contact direct avec le responsable et avec l’extérieur.

Gère l’échéancier du pôle.

Responsabilités

Réception et transmission Adjoint à la communication et administratif de toute forme d’information destinée au pôle : interne et externe.

Rédaction de notes, correspondances, PV, dossiers, rapports, à partir de consignes orales ou manuscrites.

Gestion de l’agenda du pôle : prévision et préparation des réunions internes et externes, rappel le jour précédent, gestion des présences à ces réunions, compte-rendus si nécessaire, suivi…

Suivi de dossiers spécifiques à la demande du responsable.

Gestion et tenue du classement : papier et informatique.

Logistique des réunions internes et externes du pôle.

Gestion matérielle des contacts : prises de rendez-vous, organisation de réunions, déplacements…

Profil

Capacité d’adaptation et d’intégration dans une équipe

Polyvalence

Sens des responsabilités

Déontologie professionnelle, secret professionnel, confidentialité.

Connaissance des logiciels courants

Capacité d’organisation, rigueur

Capacité de se former (logiciels, gestion, législation, connaissance du secteur…)

Ouverture aux problèmes du public, aptitudes propres au secteur EP et ISP

Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier

Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées

S’adapter à des tâches diverses

Déceler les urgences et les priorités

Accepter les imprévus et rechercher les solutions.

Tâches

Trier et classer la documentation du pôle et les dossiers courants.

Filtrer les appels téléphoniques.

Elaboration d’un système de classement fiable et classement quotidien.

Suivi des dossiers en cours : commandes, recherches d’informations, rendez-vous, préparations de réunions, de rendez-vous.

Correspondance : rédaction, frappe, expédition, fax et e-mails.

Préparation de documentation ou d’information, préparation des visites, des conférences, sous la supervision du responsable.

Logistique quotidienne du bureau du pôle.

Tenue des agendas.

Prestations occasionnelles en soirée lors d’événements, dans le cadre de l’Université Populaire ou des actions d’éducation permanente.

Profil de compétences

Ø      Bonne communication orale (au téléphone notamment) : capacité d’argumenter, d’expliquer le travail de CFS et de ses activités.

De façon générale : capacité à adapter sa communication par rapport au contexte et donc intégrer dans une parole cohérente l’ensemble des paramètres entrant en compte dans la situation (contexte de l’interlocuteur).

Maîtrise des TIC & bureautique : word, exell, internet (recherche d’infos, inventorier des sites pertinents), gestion d’une base de données, gestion des courriels, mailing courriel 

Ø      Bonne communication écrite :

o       courrier écrit

o       bonne orthographe, syntaxe, construction d’un texte

o       capacité prise de notes aux réunions et conférences

o       rédaction de rapports, de synthèses

Ø      Capacité à se former (décrets, logiciels)

Ø      En général, sur base des compétences spécifiques citées ci-dessus : capacité à gérer une tâche de façon autonome, tout en étant dans une relation de collaboration étroite,

Ø      corrélativement, capacité à gérer et répartir son travail dans un contexte d’urgence.

Qualifications :

Diplôme de niveau A1 (enseignement supérieur de type court), en secrétariat, communication, relations publiques,…

Expérience souhaitée dans une fonction similaire.

Nous répondre :

Envoyer CV et lettre de motivation au nom de Myriam AZAR à

Pour le 15/08/2010 au plus tard